Krajowy System e-Faktur to nowe narzędzie umożliwiające sprzedawcom wystawianie faktur w ustrukturyzowanej formie, nabywcom odbiór tych faktur, a organom podatkowym bezpośredni dostęp do faktur wystawionych w systemie. Obowiązek e-fakturowania wejdzie w życie 1 lipca 2024 r., przy czym przewidziano wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo z VAT, dla nich KSeF będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
Według założeń Ministerstwa Finansów, wdrożenie KSeF zoptymalizuje fakturowanie, obieg dokumentów i wykorzystywane przez przedsiębiorców systemy fakturowe, jednolity standard e-faktury uprości dokumentowanie transakcji, przyspieszy i zautomatyzuje wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizację tych dokumentów.
Przedsiębiorcy natomiast muszą przygotować się na wdrożenie nowego mechanizmu, w ramach którego należy:
-
- zidentyfikowanie zachodzących w jednostce procesów związanych z fakturowaniem (powiązania pomiędzy modułami finansowo-księgowym, magazynowym, sprzedażowym, w stosowanym dotychczas oprogramowaniu);
-
- sprawdzenie możliwości współdziałania stosowanego oprogramowania z e-fakturowaniem w ramach KSeF (zakup dodatkowych modułów / ewentualnie zakup nowego oprogramowania);
-
- wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za e-fakturowanie w ramach KSeF, opracowanie zakresu obowiązków, przygotowanie harmonogram prac;
-
- zorganizowanie szkolenia wewnątrz jednostki przygotowującego pracowników do wprowadzanych zmian;
-
- nadanie / rozpoznanie pierwotnych uprawnień do korzystania z KSeF. W przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymagać będzie kolejnego zawiadomienia.
-
- W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.
-
- W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF, musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.
-
- nadanie / rozpoznanie pierwotnych uprawnień do korzystania z KSeF. W przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL, istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymagać będzie kolejnego zawiadomienia.
-
- rozpoznanie konieczności nadania uprawnień innej osobie do wystawiania faktur w imieniu podatnika. W celu umożliwienia wystawienia faktury w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy udzielić dedykowanego w tym zakresie uprawnienia do wystawiania faktur;
- rozpoczęcie testowania KSeF przed 1 lipca 2024 r. w celu rozpoznania i eliminacji ewentualnych błędów. Przedsiębiorcy już od 1 stycznia 2022 r. mogą wystawiać e-faktury poprzez KSeF.