Pomagamy firmom przygotować proces wystawiania, odbierania i księgowania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Porządkujemy uprawnienia, odpowiedzialność pracowników, obieg dokumentów, integrację z księgowością oraz procedury na wypadek pracy poza systemem.
KSeF nie jest wyłącznie zmianą techniczną. Wpływa na sprzedaż, zakupy, księgowość, akceptację kosztów, dostęp pracowników do faktur oraz sposób reagowania na błędy i niedostępność systemu.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Faktura jest przekazywana do systemu w określonej strukturze elektronicznej. Po jej przyjęciu otrzymuje numer KSeF, a uprawniony nabywca może pobrać ją bezpośrednio z systemu.
Obowiązek został wprowadzony etapami. Termin właściwy dla firmy zależy przede wszystkim od wysokości sprzedaży oraz przepisów przejściowych dotyczących najmniejszych przedsiębiorców.
Od tej daty obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 lutego 2026 r. podatnicy mają również obowiązek odbierania faktur przy użyciu KSeF, poza przypadkami wyłączonymi przez przepisy.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął większość pozostałych przedsiębiorców i innych podmiotów wystawiających faktury, w tym JDG oraz małe i średnie firmy.
Od tej daty KSeF stał się podstawowym procesem fakturowania dla większości polskich przedsiębiorstw.
Przedsiębiorcy, których łączna miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą w 2026 roku korzystać z czasowego ułatwienia.
Jeżeli limit zostanie przekroczony, trzeba każdorazowo przeanalizować moment powstania obowiązku.
Od tej daty obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie także przedsiębiorców korzystających wcześniej z ułatwienia dotyczącego sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie.
Ustalając obowiązki firmy, trzeba brać pod uwagę również rodzaj transakcji, status nabywcy oraz ustawowe przypadki, w których faktura jest przekazywana poza KSeF. Sam termin wejścia w obowiązek nie rozstrzyga wszystkich zasad fakturowania.
Sposób wdrożenia zależy od liczby wystawianych faktur, programu sprzedażowego, struktury organizacyjnej i udziału pracowników w procesie akceptowania dokumentów.
Pomagamy wybrać prosty sposób wystawiania faktur, ustawić uprawnienia oraz połączyć KSeF z bieżącą księgowością. Weryfikujemy też, czy przedsiębiorca korzysta z okresu przejściowego.
Projektujemy obieg faktur sprzedażowych i zakupowych, określamy role pracowników oraz zasady przekazywania dokumentów do księgowości.
Porządkujemy uprawnienia zarządu, pracowników i biura rachunkowego. Ustalamy także sposób akceptacji kosztów oraz odpowiedzialność za poprawność danych.
Pomagamy rozdzielić role pomiędzy sprzedaż, zakupy, księgowość, zarząd i administratorów systemu. Wdrożenie może obejmować wiele jednostek oraz programów.
Integracja techniczna pozwala przesłać lub pobrać fakturę. Nie określa jednak, kto powinien ją wystawić, zaakceptować, poprawić, pobrać i przekazać do księgowania.
Bez uzgodnionej procedury firma może mieć dostęp do dokumentów, ale nadal nie wiedzieć, kto odpowiada za błędne dane, brak numeru KSeF, fakturę odrzuconą przez system albo dokument wystawiony w trybie offline.
Zakres dopasowujemy do wielkości firmy, liczby użytkowników i wykorzystywanych systemów. Możemy przeprowadzić pełne wdrożenie albo uporządkować wybrane elementy.
Ustalamy, od kiedy firma ma obowiązek wystawiać faktury w KSeF oraz jakie rodzaje sprzedaży występują w jej działalności.
Sprawdzamy, kto wystawia faktury, jakie dane są wykorzystywane i w jaki sposób dokumenty trafiają do klientów oraz księgowości.
Pomagamy ustalić role właściciela, zarządu, pracowników, biura rachunkowego i innych osób korzystających z systemu.
Wskazujemy, kiedy certyfikat jest potrzebny, kto powinien z niego korzystać i jak uwzględnić go w procedurach offline.
Pomagamy przygotować wymagania dla programu sprzedażowego, księgowego lub systemu ERP oraz zweryfikować proces wymiany danych.
Projektujemy sposób pobierania, opisywania, zatwierdzania i przekazywania faktur kosztowych do księgowania.
Ustalamy sposób wystawiania, oznaczania i późniejszego przesyłania faktur, gdy dokument nie jest wysyłany do systemu w czasie rzeczywistym.
Określamy, jak firma reaguje na odrzuconą fakturę, błędne dane, niewłaściwego nabywcę oraz konieczność wystawienia korekty.
Wyjaśniamy role użytkowników i sposób działania procesu. Szkolenie może obejmować sprzedaż, zakupy, administrację, zarząd i księgowość.
Dostęp do KSeF może umożliwiać wystawianie, przeglądanie lub pobieranie dokumentów. Dlatego nie każda osoba w organizacji powinna otrzymać taki sam zakres uprawnień.
Firma powinna również przewidzieć procedurę nadawania, zmiany i odbierania dostępów. Ma to szczególne znaczenie przy zmianie pracownika, biura rachunkowego albo osoby odpowiedzialnej za fakturowanie.
Pomagamy stworzyć przejrzystą matrycę uprawnień, która odpowiada strukturze organizacyjnej i ogranicza dostęp do niezbędnego zakresu danych.
Certyfikat KSeF jest jedną z metod uwierzytelniania w systemie. Jest także potrzebny do właściwego oznaczania dokumentów wystawianych w określonych trybach szczególnych.
Certyfikat może być wykorzystywany do uwierzytelniania osoby lub podmiotu korzystającego z KSeF.
W określonych trybach offline certyfikat jest potrzebny do wygenerowania kodu potwierdzającego tożsamość wystawcy.
Certyfikaty są ważnym elementem procedur offline24, niedostępności KSeF oraz trybu awaryjnego.
Firma powinna wskazać osoby odpowiedzialne za wygenerowanie, przechowywanie, odnawianie i unieważnianie certyfikatów. Certyfikat nie powinien być przekazywany pomiędzy pracownikami bez kontroli i udokumentowanej procedury.
Firma powinna być przygotowana zarówno do bieżącego przesyłania dokumentów, jak i do wystawienia faktury poza systemem, gdy pozwalają na to przepisy lub występuje niedostępność KSeF.
Faktura jest przekazywana do KSeF podczas jej wystawiania. Firma powinna kontrolować status wysyłki i potwierdzić, że dokument został przyjęty.
Dokument należy przygotować zgodnie ze strukturą FA(3), odpowiednio oznaczyć i przesłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego po jego wystawieniu.
Gdy KSeF jest oficjalnie niedostępny, fakturę można wystawić poza systemem i przesłać po zakończeniu okresu niedostępności w terminie określonym przez przepisy.
W czasie ogłoszonej awarii obowiązują odrębne zasady przekazywania dokumentów nabywcy oraz późniejszego przesłania ich do KSeF.
Procedura powinna wskazywać nie tylko terminy, lecz także osoby odpowiedzialne, sposób generowania kodów QR, kontrolę wysyłki oraz postępowanie w razie kolejnego błędu.
Faktura może pojawić się w KSeF, zanim otrzyma ją osoba zamawiająca towar lub usługę. Dlatego sam dostęp księgowości do systemu nie zastępuje procesu kontroli kosztów.
Firma nadal musi ustalić, czy zakup został rzeczywiście dokonany, kto go zlecił, czy kwota jest prawidłowa i do jakiego projektu albo działu należy przypisać wydatek.
Projektujemy obieg, w którym dokument pobrany z KSeF trafia do właściwej osoby, zostaje opisany i zaakceptowany, a następnie przekazany do księgowania.
Pobranie faktury z KSeF.
Identyfikacja zamówienia lub osoby odpowiedzialnej.
Opis celu i kategorii wydatku.
Akceptacja merytoryczna oraz finansowa.
Przekazanie dokumentu do księgowania.
Mała działalność może korzystać z prostego narzędzia, a rozbudowana organizacja z systemu ERP. Niezależnie od skali oprogramowanie powinno obsługiwać rzeczywiste potrzeby firmy.
Program powinien tworzyć dokument zgodny z FA(3), przesyłać go do KSeF i pokazywać status przyjęcia lub odrzucenia.
System powinien umożliwiać pobieranie faktur zakupowych zgodnie z uprawnieniami i potrzebami księgowości.
Numer nadany przez system powinien zostać zapisany i powiązany z dokumentem w programie firmy.
Użytkownik powinien widzieć, czy wysyłka została zakończona prawidłowo i jakie działanie jest wymagane przy odrzuceniu.
Program powinien wspierać właściwe oznaczenia, kody QR i późniejsze przekazywanie dokumentów do KSeF.
Firma powinna ustalić, jakie dodatkowe dokumenty, opisy i potwierdzenia przechowuje poza samą fakturą w KSeF.
Audyt pomaga wykryć braki, zanim doprowadzą do problemów z wystawieniem faktury, dostępem użytkownika albo przekazaniem dokumentów do księgowości.
Sprawdzamy źródła danych, sposób zatwierdzania sprzedaży i odpowiedzialność za wystawienie faktury.
Weryfikujemy, czy właściwe osoby mogą wykonywać swoje zadania oraz czy nie otrzymały zbędnego dostępu.
Oceniamy, jak faktury kosztowe są identyfikowane, opisywane, zatwierdzane i przekazywane do księgowania.
Sprawdzamy gotowość do działania podczas błędów, niedostępności, trybu offline24 i awarii KSeF.
Rozpoczynamy od poznania procesów firmy. Następnie określamy role, narzędzia i procedury potrzebne do sprawnego fakturowania oraz księgowania.
Ustalamy liczbę faktur, rodzaje transakcji, używane programy i osoby zaangażowane w sprzedaż oraz zakupy.
Opisujemy, jak dokumenty powstają, kto je zatwierdza i w jaki sposób trafiają do księgowości.
Ustalamy role, uprawnienia i certyfikaty potrzebne właścicielom, pracownikom i biuru rachunkowemu.
Przygotowujemy obieg podstawowy, warianty offline oraz scenariusze reagowania na błędy.
Po wdrożeniu wspieramy księgowość i przedsiębiorcę w codziennej pracy z dokumentami.
Najbardziej spójny proces powstaje wtedy, gdy zasady KSeF są połączone z codzienną księgowością, rozliczeniami podatkowymi i obiegiem dokumentów.
Łączymy KSeF z fakturowaniem, księgowością, obiegiem kosztów i obowiązkami podatkowymi.
Przedsiębiorca nie musi osobno koordynować księgowego, użytkowników i wdrożenia procesu dokumentowego.
Treść i procedury dostosowujemy do systemu KSeF 2.0 oraz aktualnej struktury faktury ustrukturyzowanej.
Współpracujemy z firmami z Katowic, Warszawy oraz innych miejscowości w modelu stacjonarnym i online.
Cena zależy od skali firmy, liczby użytkowników, liczby systemów oraz zakresu procesów wymagających uporządkowania.
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek objął największych przedsiębiorców, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. objął większość pozostałych przedsiębiorców. Najmniejsze firmy, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą korzystać z okresu przejściowego do końca 2026 r.
Tak, co do zasady obowiązek obejmuje również jednoosobowe działalności gospodarcze. Termin i szczegółowy zakres zależą jednak od wysokości sprzedaży oraz ustawowych przypadków wyłączenia lub okresu przejściowego.
Obowiązek KSeF nie dotyczy wyłącznie czynnych podatników VAT. Może obejmować również podatników korzystających ze zwolnienia. Należy jednak uwzględnić przepisy przejściowe i charakter wystawianych dokumentów.
Nie. Plik PDF jest wizualizacją dokumentu. Faktura ustrukturyzowana jest tworzona i przesyłana w formacie zgodnym z obowiązującą strukturą logiczną KSeF.
Od 1 lutego 2026 r. obowiązuje struktura logiczna FA(3), która zastąpiła wcześniejszą strukturę FA(2).
Numer KSeF jest nadawany po prawidłowym przyjęciu faktury przez system. Sama próba wysłania dokumentu nie oznacza, że faktura została skutecznie przyjęta.
Trzeba ustalić przyczynę odrzucenia, poprawić dane lub strukturę dokumentu i ponownie przesłać fakturę. Firma powinna mieć procedurę kontroli statusów, aby błąd nie pozostał niezauważony.
Tryb offline24 pozwala wystawić fakturę poza KSeF, a następnie przesłać ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wystawienia. Dokument musi spełniać wymagania dotyczące struktury i oznaczenia.
Certyfikat jest jedną z metod uwierzytelnienia w systemie. Jest także potrzebny do oznaczania faktur wystawianych w określonych trybach offline i awaryjnych.
Tak, jeżeli otrzyma odpowiednie uprawnienia. Zakres dostępu powinien odpowiadać umowie i rzeczywistym obowiązkom biura rachunkowego.
Nie. Obecność dokumentu w KSeF nie potwierdza automatycznie, że zakup został zamówiony, wykonany i zaakceptowany przez właściwą osobę w firmie.
Nie zawsze. Trzeba jednak sprawdzić, czy obecny program obsługuje KSeF 2.0, strukturę FA(3), statusy wysyłki, numery KSeF oraz potrzebne tryby offline.
Tak. Możemy połączyć wdrożenie KSeF z bieżącą obsługą księgową, rozliczeniami podatkowymi i uporządkowanym obiegiem dokumentów.
Opowiedz nam, jak obecnie wystawiasz faktury, z jakiego programu korzystasz i ile osób uczestniczy w procesie. Przygotujemy zakres audytu, wdrożenia albo bieżącej obsługi.
