Wydatki powyżej 15 000 zł opłacone gotówką w kosztach podatkowych
Jak właściwie rozliczać transakcje przekraczające ustawowy limit gotówki?
1. Podstawy prawne
- Art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców — wprowadza obowiązek rozliczenia przez rachunek płatniczy, gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł.
- Art. 15d ustawy o CIT oraz art. 22p ustawy o PIT — wyłączają z kosztów uzyskania przychodów część zapłaconą gotówką.
2. Co to jest „transakcja”?
Ustawodawca nie definiuje pojęcia „transakcji” wprost. W praktyce i w interpretacjach KIS przyjmuje się, że transakcja to całość zobowiązań wynikających z jednej umowy sprzedaży towarów lub świadczenia usług, niezależnie od liczby faktur czy rat.
Najczęstsze przykłady
- Zakup maszyny za 20 000 zł – jedna transakcja > 15 000 zł.
- Umowa ramowa – cztery dostawy po 5 000 zł (łącznie 20 000 zł) – jedna transakcja.
- Tankowanie pojazdu na stacji – każdorazowo odrębna transakcja.
- Usługa serwisowa 3 000 zł miesięcznie, bez określonej kwoty w umowie – każda faktura to odrębna transakcja.
3. Konsekwencje podatkowe
| Model płatności | Kwota w kosztach | Obowiązek korekty |
|---|---|---|
| Faktura 18 000 zł zapłacona w całości gotówką | 0 zł | Tak – w miesiącu zapłaty |
| Faktura 18 000 zł: 10 000 zł przelew, 8 000 zł gotówka | 10 000 zł | Tak – wyksięgować 8 000 zł |
| Faktura 14 000 zł zapłacona gotówką | 14 000 zł | Nie |
| Środek trwały 60 000 zł zapłacony gotówką | 0 zł (brak amortyzacji) | Nie dotyczy |
4. Dobre praktyki dla przedsiębiorców
- Analiza umów – jeżeli przewidywana wartość przekracza 15 000 zł, zastrzeż bezgotówkowy sposób płatności.
- Płatności kartą, BLIK‑iem, split payment – uznawane są za płatność przez rachunek płatniczy.
- Kompensaty – nie są „płatnością”, ale muszą być udokumentowane.
- Korekty kosztów – dokonuj zmiany w księgach w miesiącu faktycznej zapłaty gotówką.
- Transakcje B2C – limit dotyczy tylko gdy obie strony są przedsiębiorcami.