Biuro Rachunkowe CONSTANS
Prowadzimy kadry i płace dla firm zatrudniających pracowników, zleceniobiorców oraz współpracowników. Przygotowujemy dokumenty, naliczamy wynagrodzenia, obsługujemy zgłoszenia do ZUS i pilnujemy terminów. Ponadto pomagamy uporządkować formy zatrudnienia oraz przygotować dokumentację na wypadek kontroli PIP lub ZUS.
Dobra obsługa kadrowo-płacowa nie zaczyna się od listy płac. Najpierw trzeba prawidłowo ustalić podstawę zatrudnienia, zakres obowiązków, czas pracy oraz dokumenty wymagane od pracodawcy.
Kompleksowa obsługa kadr i płac obejmuje dokumentację zatrudnienia, akta osobowe, ewidencję czasu pracy, urlopy, nieobecności, listy płac, składki ZUS, podatki i obowiązki wobec pracowników. Jej celem jest uporządkowanie procesów HR, terminowe rozliczenia oraz ograniczenie ryzyka błędów podczas bieżącej działalności i kontroli.
Każdy pracownik oznacza dla firmy dokumenty, terminy, składki, urlopy, ewidencję czasu pracy i obowiązki informacyjne. Dlatego pojedynczy błąd może wpływać nie tylko na wypłatę, lecz także na rozliczenia z ZUS lub wynik kontroli.
Pomagamy uporządkować dokumenty dla umów o pracę i umów cywilnoprawnych. Zwracamy uwagę, czy sposób współpracy odpowiada wybranej podstawie zatrudnienia i czy dokumentacja jest spójna z rzeczywistymi warunkami wykonywania pracy.
Przygotowujemy listy płac oraz dane potrzebne do wypłaty wynagrodzeń. Ponadto rozliczamy składki i zaliczki podatkowe zgodnie z dokumentami przekazanymi przez pracodawcę.
Prowadzimy akta osobowe i pozostałą dokumentację pracowniczą. Dzięki temu pracodawca może szybciej odnaleźć potrzebne umowy, oświadczenia, wnioski, informacje i potwierdzenia.
Pomagamy zebrać i uporządkować dokumenty wymagane podczas kontroli PIP lub ZUS. Jednocześnie wskazujemy zauważone braki, niespójności i obszary wymagające decyzji pracodawcy.
Nazwa dokumentu nie przesądza sama o charakterze współpracy. Znaczenie ma między innymi sposób wykonywania obowiązków, podporządkowanie, miejsce i czas pracy, odpowiedzialność oraz organizacja współpracy.
Dlatego przed zatrudnieniem warto przeanalizować, czy właściwa będzie umowa o pracę, umowa zlecenia, umowa o dzieło czy relacja B2B. Każde rozwiązanie wiąże się bowiem z innymi obowiązkami kadrowymi, składkowymi i podatkowymi.
CONSTANS przygotowuje dokumentację na podstawie decyzji pracodawcy i przekazanych informacji. Jeżeli sytuacja wymaga interpretacji prawnej, rekomendujemy również konsultację z prawnikiem prawa pracy.
Zakres usługi dopasowujemy do liczby zatrudnionych osób, form współpracy i sposobu organizacji firmy. Możemy obsługiwać cały proces lub przejąć wybrane zadania kadrowo-płacowe.
Przygotowujemy dokumenty potrzebne do nawiązania zatrudnienia, w tym umowy, informacje o warunkach zatrudnienia, oświadczenia i dokumenty związane z przyjęciem pracownika.
Prowadzimy i porządkujemy dokumentację pracowniczą zgodnie z przyjętym zakresem obsługi. Kontrolujemy również kompletność dokumentów przekazywanych przez pracodawcę.
Naliczamy wynagrodzenia, dodatki, premie, potrącenia, świadczenia oraz należności związane z absencjami. Następnie przygotowujemy dane potrzebne do realizacji wypłat.
Obsługujemy rachunki do umów zlecenia i innych umów cywilnoprawnych. Uwzględniamy przy tym przekazane informacje dotyczące ubezpieczeń i pozostałych tytułów zatrudnienia.
Przygotowujemy zgłoszenia, wyrejestrowania i dokumenty rozliczeniowe. Ponadto kontrolujemy terminy oraz dane potrzebne do naliczenia składek.
Ewidencjonujemy urlopy, zwolnienia lekarskie i pozostałe nieobecności na podstawie informacji przekazywanych przez firmę. Aktualizujemy również dane wpływające na wynagrodzenie.
Obsługujemy zadania kadrowo-płacowe związane z PPK oraz świadczeniami pracowniczymi, jeżeli zostały uwzględnione w zakresie współpracy.
Przygotowujemy dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, rozliczenia końcowe oraz świadectwa pracy na podstawie przekazanych danych.
Przygotowujemy uzgodnione zestawienia dotyczące kosztów zatrudnienia, wynagrodzeń, urlopów, absencji i struktury zatrudnienia.
Dokumentacja kadrowa powstaje przez cały okres współpracy. Dlatego nie wystarczy przygotować umowy na początku. Trzeba również aktualizować dane, rejestrować zmiany i prawidłowo zakończyć zatrudnienie.
Zbieramy dane, przygotowujemy dokumenty zatrudnienia oraz wskazujemy informacje potrzebne przed rozpoczęciem pracy.
Aktualizujemy dokumentację, naliczamy wynagrodzenia i ujmujemy informacje dotyczące czasu pracy, urlopów oraz nieobecności.
Przygotowujemy dokumenty związane ze zmianą wynagrodzenia, stanowiska, wymiaru czasu pracy lub innych uzgodnionych warunków zatrudnienia.
Rozliczamy wynagrodzenie końcowe, urlop i pozostałe należności. Ponadto przygotowujemy wymagane dokumenty i wyrejestrowania.
Kontrola PIP może dotyczyć między innymi legalności zatrudnienia, wypłaty wynagrodzeń, czasu pracy, urlopów, dokumentacji pracowniczej oraz przestrzegania innych obowiązków pracodawcy.
W ramach bieżącej obsługi dbamy o porządek w dokumentach kadrowo-płacowych. Jeżeli firma otrzyma zawiadomienie o kontroli, pomagamy również zgromadzić materiały znajdujące się w naszym zakresie obsługi i przygotować potrzebne zestawienia.
Nie zastępujemy pracodawcy ani prawnika podczas kontroli. Możemy jednak ograniczyć chaos, wskazać brakujące dokumenty oraz wyjaśnić sposób przygotowania danych kadrowych i płacowych.
Zapytaj o przegląd dokumentacjiZUS może weryfikować prawidłowość zgłoszeń do ubezpieczeń, podstawy wymiaru składek, naliczenie i opłacanie składek, świadczenia oraz dokumenty związane z zatrudnieniem.
Dlatego istotna jest spójność pomiędzy umową, listą płac, dokumentacją ubezpieczeniową, czasem pracy i rzeczywistym przebiegiem współpracy. W razie kontroli przygotowujemy dokumenty i zestawienia objęte naszym zakresem obsługi.
Najlepszym momentem na wykrycie braku jest czas przed kontrolą. Dlatego możemy przeanalizować dokumentację przekazaną przez firmę i przygotować listę zauważonych nieprawidłowości lub braków.
Sprawdzamy, czy w przekazanej dokumentacji znajdują się podstawowe umowy, oświadczenia, informacje, wnioski i dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia.
Porównujemy informacje znajdujące się w aktach, systemie kadrowo-płacowym, zgłoszeniach ZUS, ewidencji czasu pracy i dokumentach płacowych.
Wskazujemy zauważone braki, niespójności lub obszary wymagające dodatkowego wyjaśnienia przez pracodawcę, prawnika albo specjalistę BHP.
Ustalamy kolejność uzupełniania dokumentów oraz proces, który pozwoli ograniczyć podobne problemy w kolejnych miesiącach.
Przegląd kadrowo-płacowy nie jest audytem prawnym ani audytem BHP. W sprawach wymagających interpretacji prawa pracy lub oceny warunków bezpieczeństwa rekomendujemy udział odpowiedniego specjalisty.
Współpracujemy z przedsiębiorstwami, które zatrudniają pierwszą osobę, rozwijają zespół albo chcą przekazać obsługę HR zewnętrznemu partnerowi. Zakres dostosowujemy do struktury zatrudnienia.
Pomagamy zorganizować proces od początku, przygotować dokumenty oraz ustalić, jakie informacje firma powinna przekazywać co miesiąc.
Przejmujemy bieżącą administrację kadrowo-płacową, dzięki czemu właściciel lub zarząd nie musi samodzielnie pilnować każdego dokumentu i terminu.
Obsługujemy zespoły, w których występują umowy o pracę, umowy cywilnoprawne i współpraca B2B. Pomagamy uporządkować dane dotyczące poszczególnych grup.
Analizujemy przekazane dane, ustalamy salda urlopowe, status zgłoszeń i zakres dokumentacji. Następnie przygotowujemy proces przejęcia obsługi.
Na początku poznajemy strukturę zatrudnienia i dotychczasowy sposób prowadzenia dokumentacji. Następnie ustalamy harmonogram, osoby kontaktowe i zasady przekazywania danych.
Ustalamy liczbę pracowników, rodzaje umów, terminy wypłat, składniki wynagrodzeń i dodatkowe obowiązki firmy.
Otrzymujemy akta, dane kadrowe, salda urlopowe, informacje o wynagrodzeniach i dokumenty rozliczeniowe.
Określamy, kiedy firma przekazuje dane o czasie pracy, premiach, nieobecnościach, zatrudnieniach i zakończeniach umów.
Prowadzimy dokumentację, przygotowujemy listy płac i rozliczenia oraz przekazujemy pracodawcy uzgodnione raporty.
Obsługujemy firmy stacjonarnie w Katowicach i Warszawie, a także zdalnie. Dokumenty i dane kadrowe mogą być przekazywane elektronicznie zgodnie z ustalonym procesem.
Dzięki temu kierownicy i właściciele firm mogą zgłaszać zatrudnienia, nieobecności, premie i zmiany warunków bez regularnego dostarczania papierowych dokumentów do biura.
Łączymy obsługę płacową, dokumentację kadrową i rozliczenia ZUS w jednym uporządkowanym procesie.
Firma kontaktuje się z osobą, która zna przyjęte zasady wynagradzania i strukturę zatrudnienia.
Możemy prowadzić proces od przygotowania dokumentów zatrudnienia aż po rozliczenie końcowe pracownika.
Pracujemy lokalnie i zdalnie, dlatego miejsce prowadzenia firmy nie ogranicza współpracy.
Cena zależy przede wszystkim od liczby zatrudnionych osób, rodzaju umów oraz zakresu powierzonych obowiązków. Znaczenie ma również stopień złożoności wynagrodzeń i stan przejmowanej dokumentacji.
Outsourcing może obejmować przygotowanie dokumentów zatrudnienia, akta osobowe, listy płac, urlopy, nieobecności, zgłoszenia i rozliczenia ZUS, PPK, dokumenty podatkowe oraz zakończenie zatrudnienia. Dokładny zakres ustala się w umowie z pracodawcą.
Tak. Dokument może zostać przygotowany na podstawie warunków przekazanych przez pracodawcę. Jeżeli potrzebne jest zaprojektowanie niestandardowych zapisów lub interpretacja prawna, warto również skonsultować umowę z prawnikiem prawa pracy.
Wybór powinien wynikać z rzeczywistych warunków współpracy. Znaczenie mają między innymi podporządkowanie, osobisty charakter pracy, miejsce i czas wykonywania obowiązków, odpowiedzialność oraz sposób organizacji pracy.
Sama nazwa umowy lub fakt, że współpracownik prowadzi działalność gospodarczą, nie rozstrzygają charakteru relacji. Ocenie mogą podlegać rzeczywiste zasady wykonywania pracy. Dlatego model B2B powinien odpowiadać faktycznej współpracy.
Zakres zależy od przedmiotu kontroli. Inspektor może weryfikować między innymi umowy, akta osobowe, ewidencję czasu pracy, listy płac, dokumenty urlopowe, potwierdzenia wypłat oraz dokumentację osób pracujących na innych podstawach.
Kontrola może dotyczyć zgłoszeń do ubezpieczeń, podstaw wymiaru składek, prawidłowości naliczania i opłacania składek, świadczeń oraz dokumentacji mającej wpływ na obowiązki płatnika.
Nie można zagwarantować wyniku kontroli. Profesjonalna obsługa pomaga jednak prowadzić dokumentację w uporządkowany sposób, pilnować terminów i wykrywać braki przed rozpoczęciem czynności kontrolnych.
Tak. Możemy przeprowadzić przegląd przekazanych akt i wskazać zauważone braki lub niespójności. Taki przegląd nie zastępuje audytu prawnego ani audytu BHP.
Tak. Przed przejęciem trzeba przekazać między innymi dane pracowników, akta, salda urlopowe, informacje o wynagrodzeniach, zgłoszenia ZUS oraz dokumenty rozliczeniowe. Następnie ustala się datę rozpoczęcia obsługi.
Tak. Obsługa może obejmować przygotowanie dokumentów, rachunków, naliczenie składek i podatku oraz zgłoszenia ZUS. Pracodawca powinien przekazać informacje o innych tytułach ubezpieczenia zleceniobiorcy.
Tak. Dane dotyczące zatrudnienia, wynagrodzeń, nieobecności i zmian kadrowych mogą być przekazywane elektronicznie według ustalonego harmonogramu i zasad bezpieczeństwa.
Cena zależy między innymi od liczby osób, rodzajów umów, systemów czasu pracy, zmiennych składników wynagrodzenia, częstotliwości zmian kadrowych, obsługi PPK i zakresu raportowania.
Opowiedz nam, ile osób zatrudniasz, z jakich form współpracy korzystasz i jak obecnie prowadzisz dokumentację. Na tej podstawie przygotujemy przejrzysty zakres obsługi oraz wycenę.
