Dobrowolne napiwki w gastronomii – jak je prawidłowo rozliczyć i zaksięgować? (lipiec 2025)
Dobrowolne napiwki to nieodłączny element kultury gastronomicznej, ale – w świetle najnowszych interpretacji – również istotny temat podatkowy i księgowy. Poniższy przewodnik łączy stanowisko organów podatkowych z praktycznymi wskazówkami dla właścicieli lokali i personelu.
1. Definicja napiwku a obowiązki podatkowe
- Świadczenie dobrowolne – wysokość i sama decyzja o wręczeniu należą wyłącznie do klienta; brak usługi ekwiwalentnej.
- Brak dodatkowej umowy – napiwek nie stanowi części ceny usługi gastronomicznej, o ile nie jest doliczany do rachunku automatycznie.
- Znaczenie ścieżki przepływu środków – to, czy pieniądze przechodzą przez rachunek restauracji, staje się kluczowe dla kwalifikacji przychodu, zaliczek na PIT/ZUS i ewidencji księgowej.
2. Aktualne podejście organów podatkowych (KIS, urzędy skarbowe) – 2024/2025
| Sytuacja | Stanowisko Dyrektora KIS / urzędów skarbowych | Praktyczne konsekwencje |
|---|---|---|
| Klient przekazuje tip bez pośrednictwa pracodawcy – gotówką, BLIKIEM lub przez zewnętrzną aplikację, a środki trafiają bezpośrednio na konto kelnera | Przychód z innych źródeł (art. 20 ust. 1 PIT) – brak obowiązków płatnika po stronie restauratora (interpretacja z 24 grudnia 2024 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.638.2024.2.JŚ) interpretacja |
|
| Tip doliczany do płatności kartą lub zapisywany w systemie POS, ale środki wpływają najpierw na rachunek firmy, która następnie przekazuje je pracownikowi | Organy nadal uznają takie napiwki za przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 PIT), o ile restauracja kontroluje podział środków |
|
| Obowiązkowa „opłata serwisowa” (service charge) doliczana procentowo do rachunku | Element ceny usługi – podlega 8 % lub 23 % VAT (zależnie od stawki dla gastronomii) i stanowi przychód firmy; po wypłacie – koszt uzyskania przychodu |
|
Trend 2025: Organy podatkowe coraz częściej akceptują model „tip → konto kelnera” jako neutralny dla restauratora, zwłaszcza gdy w regulaminie lokalu wyraźnie wskazano, że restauracja jedynie udostępnia infrastrukturę płatniczą, nie uczestnicząc w podziale środków gazetaprawna.pl.
3. Napiwki a VAT
- Dobrowolne napiwki – nie zwiększają podstawy opodatkowania VAT, bo brak świadczenia wzajemnego między klientem a restauracją.
- Service charge – obowiązkowa opłata stanowi część ceny usługi gastronomicznej i podlega VAT łącznie z rachunkiem.
4. CIT/PIT przedsiębiorcy
- Dobrowolne tipy przekazywane pracownikom nie stanowią przychodu firmy (brak trwałego przysporzenia).
- Service charge: wpływ do kasy = przychód; wypłata personelowi = koszt podatkowy.
- Ulga na dobre praktyki – prawidłowe udokumentowanie przepływu środków minimalizuje ryzyko zakwestionowania kosztów.
5. Dochód i składki pracownika
| Kanał otrzymania | Źródło przychodu | Obowiązki podatkowe | Składki ZUS |
|---|---|---|---|
| Gotówka / przelew prosto od klienta | Inne źródła | Kelner dopłaca podatek w rocznym zeznaniu | Brak – nie stanowi wynagrodzenia ze stosunku pracy gofin.pl |
| Tip przez POS / kartę, pieniądze na koncie firmy | Stosunek pracy | Restaurator pobiera zaliczkę i wykazuje w PIT-11 | Tak – wchodzi do podstawy składek kadromierz.pl |
| Aplikacja zewnętrzna, środki trafiają bezpośrednio na konto kelnera | Inne źródła | Samodzielne rozliczenie przez kelnera | Brak – brak pośrednictwa pracodawcy |
6. Księgowe ujęcie napiwków bezgotówkowych
- Wpływ tipa na rachunek restauracji (jeśli występuje)
Wn 24-0 „Rozrachunki z tytułu kart płatniczych”
Ma 24-9/1 „Rozrachunki z tytułu napiwków” - Rozliczenie z pracownikiem
Wn 24-9/1
Ma 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” - Wypłata pracownikowi
Wn 23-4
Ma 13-0 „Rachunek bieżący” lub 10 „Kasa”
Brak księgowań, gdy klient przekazuje napiwek bezpośrednio pracownikowi lub przez aplikację omijającą rachunek firmy.
7. Dobre praktyki dla restauratora (2025)
- Wyraźny regulamin napiwków – wskaż, kto jest właścicielem środków i kiedy powstaje przychód.
- Integracja POS z e-paragonem – osobna linia dla napiwku ułatwia audyt i rozliczenie.
- Ewidencja w systemie HR – gdy tipy są w liście płac, oznacz je odrębnym składnikiem, aby poprawnie wyliczać PIT i ZUS.
- Komunikacja z zespołem – klarowne zasady budują zaufanie i ograniczają spory o podział napiwków.
- Monitoring interpretacji KIS – stanowisko organów ewoluuje; sprawdzaj aktualizacje przynajmniej raz w roku lub przy zmianie modelu rozliczeń.
8. Podsumowanie
Dobrowolne napiwki, co do zasady, nie obciążają VAT ani podatku dochodowego restauratora. Kluczowy jest jednak model przepływu pieniędzy: jeśli środki przechodzą przez rachunek firmy, urzędy skarbowe wciąż oczekują rozliczenia ich jak wynagrodzenia pracowniczego. Najnowsze interpretacje z 2024 – 2025 r. dają jednak zielone światło na całkowite odformalizowanie tipów, pod warunkiem że trafiają one bezpośrednio do pracowników. Zastosowanie przejrzystych procedur i rzetelna dokumentacja pozwolą bezpiecznie korzystać z tej preferencji, a jednocześnie podkreślą transparentność lokalu wobec gości i fiskusa.
Niniejszy artykuł ma charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej w indywidualnej sprawie. W celu uzyskania wiążącej interpretacji przepisów prawa należy skonsultować się z doradcą podatkowym lub radcą prawnym.
Autor: Mariusz Janota – Doradca Podatkowy nr wpis 14981