KSeF – Twoja firma gotowa na cyfrową rewolucję w fakturowaniu
Nowy obowiązek, nowe wyzwania – ale też nowe możliwości. Krajowy System e-Faktur (KSeF) to coś więcej niż tylko narzędzie do wystawiania faktur. To centralny system, który pozwala usprawnić cały proces obiegu dokumentów finansowych w firmie. Choć obowiązek jego stosowania wejdzie w życie dopiero w 2026 roku, już dziś warto wdrożyć KSeF i zyskać realną przewagę konkurencyjną. W CONSTANS pomagamy przedsiębiorcom i spółkom prawa handlowego w płynnym przejściu na KSeF – bez stresu, bez zbędnych komplikacji. Dlaczego warto zacząć teraz? Sprawdź sam.Kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych przedsiębiorców,
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników VAT,
- 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla mikroprzedsiębiorców i rolników ryczałtowych.
Korzyści z wcześniejszego wdrożenia KSeF
Wdrożenie KSeF teraz to:- bezpieczeństwo operacyjne i pełna kontrola nad obiegiem faktur,
- automatyzacja procesów i redukcja kosztów administracyjnych,
- dostępność faktur przez 10 lat bez potrzeby ich przechowywania,
- możliwość szybszego zwrotu VAT,
- łatwiejsza współpraca z biurem rachunkowym.
Wystawianie faktur offline – co musisz wiedzieć?
W przypadku awarii internetu lub problemów z dostępem do KSeF możesz wystawić fakturę poza systemem. Warunek? Musisz wprowadzić ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Do momentu przesłania dokumentu nie uzyskujesz numeru KSeF ani UPO.Kiedy faktura musi mieć kod QR?
Kod QR jest wymagany, gdy:- faktura została wystawiona poza systemem KSeF,
- odbiorcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności,
- odbiorcą jest kontrahent zagraniczny bez dostępu do KSeF.
Jak wystawić fakturę dla klienta zagranicznego?
Faktura trafia do KSeF jak każda inna. Ale klient zagraniczny nie ma do niej dostępu, więc musisz przesłać mu ją oddzielnie – najczęściej w formacie PDF. Warto dodać kod QR, zwłaszcza jeśli kontrahent ma przedstawiciela podatkowego w Polsce.Faktura dla osoby fizycznej – zasady
Dla klientów indywidualnych faktura trafia do KSeF, ale należy ją również przekazać bezpośrednio klientowi (drukiem lub mailem). Dokument musi zawierać kod QR, jeśli jest wystawiony poza systemem.Rodzaje uprawnień w KSeF
System umożliwia precyzyjne zarządzanie dostępem:- do wystawiania faktur,
- do podglądu i pobierania faktur,
- do nadawania kolejnych uprawnień.
Jak nadać uprawnienia do KSeF?
Najprościej – elektronicznie:- Wejdź na ksef.mf.gov.pl
- Zaloguj się podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym
- Wskaż użytkownika i nadaj mu odpowiednie uprawnienia
Jak będzie wyglądała współpraca z biurem rachunkowym?
W CONSTANS współpracujemy z klientami na nowych zasadach:- odbieramy i wystawiamy faktury w KSeF w Twoim imieniu,
- zapewniamy bieżący monitoring poprawności dokumentów,
- oszczędzasz czas – nie musisz niczego przesyłać e-mailem,
- masz pełną kontrolę nad uprawnieniami i obiegiem danych.
Postaw na eksperckie wdrożenie z CONSTANS
Wdrożymy KSeF w Twojej firmie krok po kroku:- analiza i konfiguracja systemu,
- nadanie uprawnień i integracja z oprogramowaniem,
- szkolenie zespołu,
- bieżąca obsługa i wsparcie techniczne.