Newsy podatkowe
Krajowy System e-Faktur (KSeF): co się zmienia w 2026 r. — terminy, zasady, awarie i kary
E-faktura ustrukturyzowana (XML FA(3)) wystawiana i odbierana przez Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się standardem rozliczeń B2B w 2026 r. Poniżej zebraliśmy najważniejsze informacje: kto i od kiedy ma obowiązek, jak działa KSeF na co dzień, co w razie awarii, jak liczyć daty oraz jakie kary przewidziano od 2027 r.
Terminy wdrożenia KSeF w 2026 r. (dwustopniowo)
- od 1 lutego 2026 r. — obowiązek dla podatników, których wartość sprzedaży brutto w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł.
- od 1 kwietnia 2026 r. — obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców (w tym czynnych i zwolnionych z VAT).
- kary pieniężne za naruszenia przepisów KSeF przewidziano od 1 stycznia 2027 r.
W praktyce już od 1 lutego 2026 r. każdy nabywca powinien mieć dostęp do KSeF, ponieważ część kontrahentów będzie wystawiać faktury wyłącznie w systemie.
Jak działa KSeF w praktyce
- Wystawienie — sprzedawca tworzy e-fakturę w swoim systemie i wysyła ją do KSeF (XML FA(3)).
- Weryfikacja — KSeF waliduje dokument i nadaje numer KSeF.
- Udostępnienie — po nadaniu numeru faktura jest dostępna dla nabywcy w KSeF.
- Odbiór — nabywca pobiera e-fakturę bezpośrednio z KSeF (lub przez integrację).
| Element | Kto odpowiada | Co to oznacza |
|---|---|---|
| Nadanie numeru KSeF | System | Potwierdza poprawność i „wchodzi do obiegu”. |
| Przechowywanie | MF/KSeF | Archiwizacja e-faktur w systemie (10 lat). |
| Korekty | Sprzedawca | Wyłącznie fakturą korygującą w KSeF. |
Logowanie i uprawnienia
Dostęp do KSeF potwierdzasz jednym z mechanizmów:
- podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowana,
- Profil Zaufany (przejściowo dopuszczany w 2026 r. zgodnie z projektami wykonawczymi),
- certyfikat KSeF (następca tokenów) oraz uprawnienia nadawane w systemie.
Warto już teraz nadać uprawnienia biuru rachunkowemu i przetestować odbiór/wystawianie e-faktur na środowisku KSeF.
Rola biura rachunkowego
Możesz delegować prawa do wystawiania i pobierania faktur w KSeF dla swojego biura – z zachowaniem pełnej ścieżki audytu.
Czy potrzebna jest zgoda nabywcy na e-fakturę w KSeF?
- Do 31 stycznia 2026 r. (okres fakultatywny): aby dostarcząć fakturę przez KSeF, potrzebna jest zgoda nabywcy; w razie jej braku sprzedawca przekazuje wizualizację (np. PDF, wydruk) inną drogą.
- Od 1 lutego 2026 r.: podmioty objęte obowiązkiem nie potrzebują zgody — faktury są odbierane w KSeF. Podmioty jeszcze nieobjęte obowiązkiem (do 31 marca 2026 r.) mogą nadal korzystać z KSeF dobrowolnie, a wtedy praktycznie wymagana jest zgoda nabywcy na odbiór w systemie.
W okresie luty–marzec 2026 r. nabywcy powinni zapewnić odbiór w KSeF, bo część sprzedawców będzie już wystawiać wyłącznie w systemie.
Daty na e-fakturze: wystawienie i otrzymanie
- Data wystawienia — co do zasady jest to dzień przesłania poprawnej e-faktury do KSeF (art. 106na ust. 1 VAT). W trybie offline24 datą wystawienia jest data wskazana na fakturze.
- Data otrzymania — moment nadania numeru KSeF (dla nabywcy z NIP). W praktyce zrównuje się to z datą wystawienia (tryb online).
Błędy i korekty w KSeF
- Błędy rzeczowe (cena, ilość, stawka) poprawiasz fakturą korygującą w KSeF, z odniesieniem do numeru KSeF dokumentu pierwotnego.
- Błędny NIP nabywcy: wystaw korektę „do zera” do błędnej faktury, a następnie nową, poprawną fakturę dla właściwego nabywcy.
- Noty korygujące nie służą do poprawiania e-faktur w KSeF.
Awarie i tryby szczególne (offline/awaryjny)
- Tryb offline24 (problem po stronie podatnika lub zapowiedziana przerwa KSeF) — wyślij e-fakturę do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po ustaniu przeszkody lub po wystawieniu (gdy to problem po stronie podatnika).
- Tryb awaryjny (awaria KSeF ogłoszona przez MF) — prześlij e-fakturę do KSeF w ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu awarii.
- Awaria szczególna (np. zagrożenie kraju) — wyjątkowo dopuszcza się fakturowanie poza KSeF bez późniejszej retransmisji (zgodnie z przepisami epizodycznymi).
Korzyści dla sprzedawcy
- Szybszy zwrot VAT — możliwość skrócenia terminu do 40 dni dla wystawiających wyłącznie e-faktury.
- Mniej formalności — brak konieczności potwierdzania odbioru korekt „in minus”.
- Automatyzacja — jeden format danych ułatwia integrację i weryfikację.
Korzyści dla nabywcy
- Pewność pochodzenia — dokumenty wprost z systemu MF.
- Jasne daty — łatwiej ustalić termin odliczenia VAT.
- Koniec z „zaginionymi” fakturami — wszystko w jednym miejscu.
Checklist: jak przygotować firmę na KSeF
- Zweryfikuj, czy w 2025 r. przekroczysz 200 mln zł obrotu brutto (termin 1.02.2026).
- Skonfiguruj logowanie (podpis kwalifikowany / pieczęć, certyfikat KSeF, Profil Zaufany – w okresie przejściowym).
- Nadaj uprawnienia w KSeF (osobom i biuru rachunkowemu).
- Sprawdź integrację systemu FK/ERP z KSeF (schemat FA(3), kody QR).
- Przygotuj procedury na offline24 i awarie (terminy retransmisji).
- Ustal politykę wysyłania wizualizacji (PDF) dla kontrahentów poza KSeF i zagranicznych.
- Przeszkol zespół z korekt w KSeF i zasad dat (wystawienie/otrzymanie).
FAQ: najczęstsze pytania o KSeF
- Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
- 1.02.2026 dla podatników z obrotem brutto > 200 mln zł (rok 2025), 1.04.2026 dla pozostałych.
- Czy od 1 lutego 2026 r. muszę odbierać faktury w KSeF, jeśli jeszcze nie mam obowiązku wystawiania?
- Tak — faktury od kontrahentów objętych obowiązkiem będą dostępne wyłącznie w KSeF, więc nabywca musi mieć dostęp.
- Czy do 31 marca 2026 r. wymagana jest zgoda nabywcy?
- W okresie fakultatywnym do 31.01.2026 — tak (gdy chcesz dostarczać przez KSeF). Od 1.02.2026 podmioty objęte obowiązkiem nie potrzebują zgody; pozostali korzystający dobrowolnie nadal powinni mieć akceptację nabywcy na odbiór w KSeF.
- Jak liczyć datę wystawienia i otrzymania?
- Standardowo datą wystawienia jest dzień wysyłki poprawnej e-faktury do KSeF; otrzymanie następuje, gdy system nada numer KSeF (zwykle tego samego dnia). W trybie offline24 data wystawienia to data na fakturze.
- Co jeśli KSeF nie działa?
- Przy problemie po stronie podatnika/planowanej przerwie: wyślij do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Przy awarii KSeF ogłoszonej przez MF: masz 7 dni roboczych od zakończenia awarii na przesłanie faktur.
- Jakie będą kary?
- Od 1.01.2027 możliwe kary m.in. do 100% VAT z faktury wystawionej poza KSeF (lub do 18,7% kwoty należności przy fakturach bez VAT), zgodnie z ustawą o VAT.