1) Kiedy KSeF staje się obowiązkowy?
Wejście w życie jest etapowe: od 1 lutego 2026 r. – podmioty ze sprzedażą (brutto) powyżej 200 mln zł w 2024 r.; od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy. Do końca 2026 r. funkcjonują wyjątki i rozwiązania przejściowe.
2) Czy do 31.12.2026 r. można wystawiać faktury poza KSeF?
Tak, w określonych przypadkach: utrzymano możliwość dokumentowania sprzedaży przez kasy rejestrujące (w tym paragony z NIP jako faktury uproszczone). Dodatkowo w okresie 1.04–31.12.2026 mikroprzedsiębiorcy mogą wystawiać faktury papierowe/elektroniczne, jeśli łączna wartość w danym miesiącu ≤ 10 000 zł; po przekroczeniu limitu – reszta faktur w tym miesiącu już w KSeF.
3) Czym jest tryb offline24 i kiedy można z niego korzystać?
To stała, dobrowolna opcja: wystawiasz fakturę elektroniczną zgodną ze schemą KSeF, a następnie dosyłasz ją do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Dostępne dla wszystkich podatników, również przy sprzedaży konsumentom i podmiotom bez NIP (wymagane kody QR). Start: od dnia objęcia danego podatnika obowiązkowym KSeF (1.02 lub 1.04.2026).
4) Jak udostępnia się faktury z trybu offline nabywcom?
Nabywcy z polskim NIP odbierają dokumenty w KSeF. Nabywcy bez NIP (np. konsumenci, zagraniczni) otrzymują faktury w uzgodniony sposób poza systemem – dokument zawiera dwa kody QR (dostęp/weryfikacja oraz autentyczność/integralność). Datą wystawienia jest data na fakturze; datą otrzymania (dla przedsiębiorców z NIP) – dzień nadania numeru w KSeF.
5) Co jeśli nie prześlę faktury offline do KSeF w terminie?
Od 2027 r. możliwe kary pieniężne: do 100% VAT z dokumentu (a przy braku VAT – do 18,7% kwoty brutto). Do końca 2026 r. stosowanie kar jest odroczone.
6) Jakie nowe dane muszą znaleźć się na fakturach?
Uszczegółowiono zasady wykazywania NIP (m.in. podatnik niezarejestrowany, osoba prawna niebędąca podatnikiem, podatnik zwolniony). W schemie FA(3) dodano pola ułatwiające dostarczenie faktur do JST (Podmiot2/Podmiot3, znacznik JST) i obsługę grup VAT.
7) Czy można dołączać załączniki do faktur?
Tak – tzw. faktury z załącznikiem (tylko dane powiązane z fakturą, bez treści reklamowych). Warunek: zgłoszenie zamiaru w e-Urzędzie Skarbowym (od 1.01.2026) i potwierdzenie przez Szefa KAS. Funkcja dobrowolna, projektowana m.in. dla branż generujących rozbudowane rozliczenia (telekom, media, paliwa).
8) Jak wystawia się i rozlicza korekty w KSeF?
Zasadniczo korekty do faktur z KSeF sporządza się również w KSeF. Obniżenia VAT po stronie sprzedawcy ujmuje się w okresie wystawienia korekty. Gdy korekta dotyczy faktury spoza KSeF (awaria/offline), momentem jest potwierdzenie odbioru przez nabywcę lub – po wprowadzeniu do KSeF – chwila nadania numeru KSeF.
9) VAT RR i VAT RR KOREKTA – co się zmienia?
Pojawia się możliwość elektronicznego wystawiania i przesyłania przez KSeF (za zgodą rolnika ryczałtowego); datą otrzymania jest nadanie numeru KSeF. Dokumenty przechowywane są w KSeF 10 lat. Start: 1.04.2026.
10) Kiedy dostępny będzie certyfikat wystawcy i zgłoszenia ws. załączników?
Certyfikat wystawcy: od 1.11.2025. Zgłoszenia faktur z załącznikiem: od 1.01.2026 w e-Urzędzie Skarbowym.
11) Płatności i MPP – numer KSeF/identyfikator w przelewie
Obowiązek podawania numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego dotyczy płatności dokonywanych od 1.01.2027 (także w MPP). Do końca 2026 r. brak tego wymogu.
12) Jakie organy mają dostęp do danych w KSeF?
Organy KAS (zgodnie z ustawą o KAS) oraz inne podmioty uprawnione ustawowo (np. GIIF, sądy, prokuratura). Dane o szczególnej ochronie oznacza się klauzulą „tajemnica skarbowa”, a przekazanie odbywa się w trybie dla informacji niejawnych.
Komunikat: sprzedawca musi wystawić w KSeF, nawet gdy kupujący nie ma jeszcze obowiązku
W okresie przejściowym mogą zdarzyć się transakcje, gdy sprzedawca już ma obowiązek dokumentowania sprzedaży w KSeF, a kupujący jeszcze nie. Sam brak obowiązku po stronie nabywcy nie uprawnia sprzedawcy do doręczania faktur poza KSeF – wyjątki określa art. 106gb ust. 4 (po nowelizacji dodano m.in. przypadek polskich podatników bez NIP). W takich sytuacjach dopuszczalne jest udostępnienie poza KSeF w sposób uzgodniony z kupującym, ale z przekazaniem kodu QR i danych pozwalających zidentyfikować fakturę w systemie.
Tabela 4. Terminy wejścia w życie obowiązkowego KSeF (parafraza)
Zestawienie najważniejszych grup i dat w ujęciu praktycznym.
| Grupa podatników / sytuacja | Data wejścia obowiązku | Uwagi (okres przejściowy) |
|---|---|---|
| Podatnicy ze sprzedażą (brutto) > 200 mln zł w 2024 r. | 1 lutego 2026 r. | Możliwość stosowania offline24; wyjątki wg MF do końca 2026 r. |
| Pozostali przedsiębiorcy | 1 kwietnia 2026 r. | Mikroprzedsiębiorcy w okresie 1.04–31.12.2026 mogą fakturować poza KSeF do limitu 10 000 zł/mies. |
| VAT RR i VAT RR KOREKTA w KSeF | 1 kwietnia 2026 r. | Za zgodą rolnika ryczałtowego, elektronicznie w KSeF; przechowywanie 10 lat. |
| Obowiązek podawania numeru KSeF/identyfikatora w przelewach (także MPP) | 1 stycznia 2027 r. | Do 31.12.2026 brak tego obowiązku. |
| Stosowanie kar pieniężnych za naruszenia KSeF | 1 stycznia 2027 r. | Kary odroczone do końca 2026 r. |