Księga przychodów i rozchodów – 15 kluczowych zasad i praktyczny przewodnik

Co to jest Księga przychodów i rozchodów (KPiR)?

KPiR to uproszczona ewidencja podatkowa, która służy do ustalenia przychodu, kosztów i dochodu przedsiębiorcy na potrzeby podatku dochodowego. Prowadzi się ją rzetelnie i niewadliwie, po polsku i w złotych, na podstawie prawidłowych dowodów księgowych.

Kiedy stosujemy KPiR?

KPiR prowadzą co do zasady: osoby fizyczne prowadzące JDG oraz spółki osób fizycznych (cywilne, jawne, partnerskie), które nie mają obowiązku ksiąg rachunkowych i rozliczają się na skali lub liniowo. Poradnik wskazuje, że obowiązek KPiR ustępuje obowiązkowi prowadzenia ksiąg rachunkowych po przekroczeniu limitu przychodów.

Jakie formy opodatkowania wymagają KPiR?

• Skala podatkowa – opodatkowanie progresywne; KPiR służy do ustalenia dochodu.
• Podatek liniowy – stała stawka; również wymaga KPiR.

Czego nie rozliczamy w KPiR

• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – zamiast KPiR prowadzi się Ewidencję Przychodów.
• CIT / osoby prawne – prowadzą księgi rachunkowe (pełna księgowość).

KPiR – kolumny i dowody księgowe

Struktura KPiR obejmuje 17 kolumn. Kolumny 1–16 służą m.in. do zapisu: daty, numeru dowodu, opisu, przychodów, zakupu towarów i materiałów, kosztów ubocznych zakupu, wynagrodzeń i pozostałych wydatków. Kolumna 17 „Uwagi” przeznaczona jest do dodatkowych adnotacji (np. pobrane zaliczki, obrót opakowaniami zwrotnymi).

Dowody księgowe akceptowane do KPiR

• Faktury i rachunki sprzedaży/zakupu, paragony z NIP (w odpowiednim trybie).
• Raporty fiskalne i wyciągi bankowe (np. opłaty, prowizje).
• Dowody wewnętrzne – w ściśle dopuszczonych przypadkach.

Podstawą jest prowadzenie zapisów rzetelnych i niewadliwych – zgodnie z rozporządzeniem w sprawie KPiR.

Co robimy, prowadząc KPiR – workflow miesiąc po miesiącu

1. Zbieraj i weryfikuj dowody (dane kontrahenta, data, kwoty, opis).
2. Księguj na bieżąco – wpisy chronologiczne; nie odkładaj na koniec miesiąca.
3. Rozdziel koszty – zakup towarów i materiałów vs. pozostałe wydatki.
4. Amortyzuj środki trwałe i ujmuj odpisy w kosztach (zgodnie z planem amortyzacji).
5. Rejestry VAT (jeśli jesteś VAT-owcem): sprzedaż i zakupy, kontrola stawek.
6. Zamknięcie miesiąca – podsumuj kolumny, policz dochód i zaliczkę PIT.
7. Remanent – na początek i koniec roku; różnica koryguje koszty.
8. Archiwizuj – dokumenty i wydruki/plik JPK przechowuj zgodnie z terminami.

Ewidencje pomocnicze i remanent

KPiR a VAT i JPK_V7

KPiR służy rozliczeniu PIT, natomiast dla VAT prowadzi się odrębne rejestry (sprzedaży i zakupów) i składa JPK_V7. Zadbaj o spójność danych pomiędzy rejestrami VAT a KPiR – rozbieżności to sygnał do korekt. (zob. także przewodniki na biznes.gov.pl).

Najczęstsze błędy w KPiR i jak ich uniknąć

• Księgowanie bez kompletnych i prawidłowych dowodów księgowych.
• Błędne daty, numeracja lub nieczytelne opisy zdarzeń.
• Brak rozróżnienia pomiędzy zakupem towarów a pozostałymi wydatkami.
• Brak lub niekompletny spis z natury.
• Niespójność z rejestrami VAT i JPK.

Praktyka: ustaw checklistę zamknięcia miesiąca i przechowuj dokumenty w wersji papierowej lub elektronicznej w sposób zapewniający ich trwałość i czytelność.

Dlaczego warto powierzyć KPiR profesjonalistom?

• Bezpieczeństwo i zgodność – minimalizujesz ryzyko błędów i sankcji.
• Optymalizacja podatkowa – właściwa kwalifikacja kosztów i amortyzacji.
• Oszczędność czasu – skupiasz się na sprzedaży, my dbamy o rozliczenia.
• Aktualność przepisów – reagujemy na bieżące zmiany (limity, JPK, KSeF).

Obsługujemy klientów z całej Polski – jeśli szukasz partnera typu biuro rachunkowe Katowice lub biuro rachunkowe Warszawa, sprawdź naszą ofertę i referencje.

FAQ – najczęstsze pytania o KPiR

1) Kto musi prowadzić KPiR?

Osoby fizyczne i spółki osób fizycznych na skali lub liniowym, o ile nie przekroczyły progu ksiąg rachunkowych (2,5 mln euro).

2) Czy KPiR można prowadzić elektronicznie?

Tak – pod warunkiem spełnienia wymogów rozporządzenia (trwałość zapisów, możliwość wydruku).

3) Jakie formy opodatkowania wymagają KPiR?

Skala podatkowa i podatek liniowy. Na ryczałcie prowadzi się Ewidencję Przychodów; przy CIT – księgi rachunkowe.

4) Ile kolumn ma KPiR i do czego służy kolumna 17?

KPiR ma 17 kolumn; kolumna 17 to „Uwagi”, np. adnotacje o zaliczkach czy opakowaniach zwrotnych.

5) Co z remanentem?

Spis z natury wykonuje się na początek i koniec roku; różnica remanentowa koryguje koszty i wpływa na dochód do opodatkowania.

6) Kiedy przechodzę na pełną księgowość?

Gdy w poprzednim roku przekroczysz ustawowy próg 2,5 mln euro. Od 1 stycznia kolejnego roku prowadzisz księgi rachunkowe.

Podsumowanie

Księga przychodów i rozchodów to praktyczne narzędzie do rozliczania podatku dochodowego na skali lub liniowym. Pamiętaj o limicie ksiąg rachunkowych (2,5 mln euro), zasadach rzetelności i niewadliwości oraz o ewidencjach uzupełniających (ŚT, WNiP, VAT, remanent). Jeśli chcesz mieć pewność zgodności i pełną kontrolę nad finansami – skorzystaj z pomocy doświadczonego zespołu.