Zapłata na rachunek spoza białej listy – konsekwencje podatkowe i sposoby zabezpieczenia
Wprowadzenie
Od 1 stycznia 2020 r. przedsiębiorca, który reguluje należności na kwotę przekraczającą 15 000 zł brutto, ma obowiązek upewnić się, że przelew trafia na rachunek kontrahenta widniejący w Wykazie podatników VAT (tzw. białej liście). W przeciwnym razie naraża się na dotkliwe konsekwencje w podatku VAT, PIT lub CIT. Poniższy artykuł wyjaśnia, czym jest transakcja, kiedy należy stosować mechanizm podzielonej płatności (split payment), jakie grożą sankcje oraz jak ich uniknąć.
Mechanizm białej listy – na czym polega problem?
Biała lista to publiczny wykaz rachunków rozliczeniowych prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową na podstawie art. 96b ustawy o VAT. Zapłata na rachunek, którego nie ma w wykazie, przy transakcji B2B przekraczającej 15 000 zł brutto:
- naraża nabywcę na odpowiedzialność solidarną za zaległości VAT dostawcy;
- skutkuje wyłączeniem z kosztów uzyskania przychodu części lub całości wydatku (art. 22p ustawy o PIT i art. 15d ustawy o CIT).
Podatnik może się ochronić, stosując mechanizm podzielonej płatności lub składając zawiadomienie ZAW‑NR w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu.
Czym jest transakcja i jak liczyć limit 15 000 zł?
Zgodnie z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców transakcją jest jedna czynność prawna (lub kilka powiązanych czynności) między przedsiębiorcami, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towarów lub świadczenie usług. Limit 15 000 zł odnosi się do wartości umowy, niezależnie od liczby wystawionych faktur czy przelewów. Rozbijanie płatności na kilka faktur nie zwalnia z obowiązku weryfikacji rachunku.
Mechanizm podzielonej płatności (split payment)
Na czym polega?
Split payment to specjalny rodzaj przelewu, w którym kwota netto trafia na zwykły rachunek sprzedawcy, a kwota VAT – na jego wydzielony rachunek VAT. Bank przesyła płatność komunikatem przelewu określonym w art. 108a ustawy o VAT.
Kiedy jest obowiązkowy?
Od 1 listopada 2019 r. MPP jest obowiązkowy przy fakturach:
- opiewających na kwotę ⩾ 15 000 zł brutto,
- obejmujących towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT (m.in. stal, elektronika, paliwa, usługi budowlane).
Kiedy jest dobrowolny?
Przy wszystkich innych fakturach B2B wyrażonych w PLN podatnik może dobrowolnie zastosować MPP, co automatycznie usuwa ryzyko sankcji związanych z rachunkiem spoza białej listy.
Sankcje za płatność na rachunek spoza białej listy
| Obszar | Podstawa prawna | Rodzaj sankcji | Jak uniknąć? |
|---|---|---|---|
| VAT | art. 117ba Ordynacji podatkowej | Odpowiedzialność solidarna nabywcy za zaległości VAT sprzedawcy | MPP lub ZAW‑NR |
| PIT | art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT | Wyłączenie kosztu w części zapłaconej na błędny rachunek | MPP lub ZAW‑NR |
| CIT | art. 15d ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT | Analogicznie jak w PIT | MPP lub ZAW‑NR |
Czy cała faktura wypada z kosztów?
Ustawy dochodowe mówią wyraźnie o „koszcie w tej części, w jakiej płatność została dokonana na rachunek spoza wykazu”. Oznacza to, że:
- jeśli cała kwota faktury trafiła na „zły” rachunek – do kosztów nie zaliczymy nic;
- jeżeli tylko część przelewu (np. 40 000 zł z faktury na 100 000 zł) poszła na obcy rachunek – z kosztów wyłączamy wyłącznie te 40 000 zł.
Koszt można „odzyskać” po prawidłowej korekcie płatności lub terminowym złożeniu ZAW‑NR.
Przykłady praktyczne
| Przykład | Stan faktyczny | Konsekwencje | Neutralizacja |
|---|---|---|---|
| A | Spółka X kupuje stal za 20 000 zł i płaci zwykłym przelewem na rachunek spoza wykazu. | Solidarna odpowiedzialność za VAT; brak KUP 20 000 zł. | Brak – powinien być MPP; ZAW‑NR nie wystarczy. |
| B | JDG kupuje usługi marketingowe za 30 000 zł; całość płatności w MPP na rachunek spoza wykazu. | Brak odpowiedzialności; wydatek jest kosztem. | MPP zastosowany dobrowolnie. |
| C | Spółka Y płaci 50 000 zł: 40 000 zł na rachunek z wykazu, 10 000 zł na obcy rachunek; składa ZAW‑NR w 5 dni. | Pierwotnie: brak KUP 10 000 zł + solidarna odpowiedzialność. Po ZAW‑NR: sankcji brak. | ZAW‑NR w terminie 7 dni. |
Dobre praktyki
- Automatyczna weryfikacja rachunków – integracja systemu księgowego z API MF.
- Procedury wewnętrzne – każda płatność > 15 000 zł zatwierdzana po weryfikacji rachunku i kwalifikacji do MPP.
- Szkolenia działu finansów w zakresie terminowego składania ZAW‑NR.
- Split payment „na wszelki wypadek” – zwłaszcza przy nowych kontrahentach.
Podstawa prawna
- Ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (art. 96b, zał. 15, art. 108e).
- Ordynacja podatkowa – art. 117ba.
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych – art. 22p.
- Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych – art. 15d.
- Ustawa z 6.03.2018 r. – Prawo przedsiębiorców – art. 19.
Podsumowanie
Zapłata na rachunek niewidniejący na białej liście może kosztować podatnika utratę kosztu podatkowego oraz solidarne odpowiadanie za cudze zaległości VAT. Najbezpieczniejszymi narzędziami, które minimalizują ryzyko, są mechanizm podzielonej płatności oraz zawiadomienie ZAW‑NR. Prowadzenie procedur weryfikacyjnych i bieżące szkolenie pracowników finansowych stanowi najlepszą prewencję przed sankcjami.