Rozpoczęcie działalności gospodarczej a VAT – kompleksowy przewodnik dla przedsiębiorców
Rozpoczynając działalność gospodarczą, przedsiębiorca musi zdecydować, czy zarejestrować się jako czynny podatnik VAT, czy też skorzystać z podmiotowego zwolnienia do limitu 200 000 zł. Poniższy przewodnik omawia dziewięć kluczowych zagadnień, ilustrując je praktycznymi przykładami.
1. Podmioty prowadzące działalność gospodarczą w VAT
Podatnikami VAT są osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, o ile wykonują samodzielnie działalność zarobkową w sposób ciągły. Status podatnika nie zależy od formy prawnej, lecz od charakteru wykonywanych czynności.
Przykład 1
Pani Anna prowadzi jednoosobowy salon fryzjerski kierowany głównie do klientów indywidualnych. Nie osiąga obrotu 200 000 zł, więc może wybrać zwolnienie z VAT. Natomiast pan Piotr – niezależny konsultant IT świadczący usługi dla spółek z o.o. – powinien rozważyć rejestrację na VAT: jego odbiorcy to czynni podatnicy, którzy oczekują faktur z VAT, a on sam ponosi wysokie koszty inwestycyjne (zakup sprzętu komputerowego), od których chciałby odliczyć podatek.
2. Podatnicy uprawnieni do podmiotowego zwolnienia z VAT
Zwolnienie opłaca się przede wszystkim firmom B2C i tym, które nie planują dużych inwestycji. Limit 200 000 zł oblicza się proporcjonalnie, gdy działalność rozpoczyna się w trakcie roku.
Przykład 2 – limit liczony proporcjonalnie
Podatnik rozpoczął działalność 15 maja 2025 r. Liczba dni do końca roku wynosi 231. Graniczny obrót uprawniający do zwolnienia to 200 000 zł × 231 / 365 = 126 575,34 zł. Przekroczenie tej kwoty w 2025 r. spowoduje automatyczną utratę preferencji.
Planowana podwyżka limitu zwolnienia z VAT od 2026 r.
Sejm przyjął nowelizację ustawy o VAT (druk sejmowy nr 1232), która zakłada podniesienie od 1 stycznia 2026 r. rocznego limitu sprzedaży uprawniającego do podmiotowego zwolnienia z VAT z 200 000 zł do 240 000 zł. Zmiana wdraża art. 1 pkt 2 Dyrektywy (UE) 2020/285, pozwalającej państwom członkowskim zwiększać próg nawet do równowartości 85 000 EUR.
3. Wyłączenia z podmiotowego zwolnienia z VAT
Zwolnienia nie stosuje się m.in. do dostaw określonych towarów akcyzowych, budynków i gruntów budowlanych czy usług prawniczych, doradczych, jubilerskich i windykacyjnych (art. 113 ust. 13 ustawy o VAT).
Przykład 3 – działalność prawnicza
Radca prawny zakłada kancelarię i choć spodziewa się obrotu poniżej 200 000 zł, nie może skorzystać ze zwolnienia, ponieważ usługi prawnicze znajdują się w katalogu wyłączeń.
4. Ewidencjonowanie sprzedaży przez podatnika zwolnionego z VAT
Podmiot zwolniony prowadzi uproszczoną ewidencję sprzedaży dziennej (art. 109 ust. 1 ustawy o VAT). Brak ewidencji skutkuje oszacowaniem obrotu i domiarem podatku według stawki 23 %.
Przykład 4 – konsekwencje braku ewidencji
Mikroprzedsiębiorca handlujący na targu nie wpisuje dziennego utargu do ewidencji. Podczas kontroli organ podatkowy szacuje obrót na 250 000 zł i ustala VAT należny 23 %, mimo że faktyczna sprzedaż była niższa.
5. Podatnicy z innych państw UE a zwolnienie z VAT
Podmiot z siedzibą w innym państwie UE może korzystać w Polsce ze zwolnienia, jeżeli łączny obrót w UE nie przekroczył 100 000 EUR, a w Polsce – 200 000 zł, i nie wykonuje czynności z art. 113 ust. 13.
Przykład 5 – niemiecki e‑shop
Spółka z Berlina sprzedaje rękodzieło do klientów w całej UE. W 2025 r. jej sprzedaż w UE wyniosła 85 000 EUR, a w Polsce 150 000 zł. Spółka zachowuje prawo do zwolnienia w Polsce. Jeżeli łączny obrót w UE przekroczy 100 000 EUR lub polski obrót 200 000 zł, zwolnienie przestanie obowiązywać.
6. Rejestracja dla celów VAT
Zgłoszenie VAT‑R należy złożyć przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej. Rejestrację można zaktualizować wstecznie, jeżeli podatnik działał jak VAT‑owiec.
Przykład 6 – prawidłowa rejestracja
Spółka z o.o. planuje pierwszą fakturowaną sprzedaż 1 września 2025 r. Składa VAT‑R 31 sierpnia 2025 r., dzięki czemu już od pierwszej transakcji wystawia fakturę z VAT.
Przykład 7 – rejestracja wsteczna
Podatniczka kupiła lokal użytkowy 10 maja 2024 r. i od razu wynajmowała go, lecz VAT‑R złożyła dopiero 31 maja 2024 r. Po aktualizacji zgłoszenia mogła odliczyć VAT z faktury dewelopera, ponieważ usunęła negatywną przesłankę braku rejestracji.
7. Zwolnienie z VAT po ponownym rozpoczęciu działalności
Z preferencji można skorzystać ponownie najwcześniej po upływie roku od utraty lub rezygnacji ze zwolnienia (art. 113 ust. 11 ustawy o VAT).
Przykład 8 – wznowienie działalności
Przedsiębiorca prowadził firmę od 1 marca 2024 r. do 30 września 2024 r. (sprzedaż 150 000 zł, limit proporcjonalny 167 213,11 zł). Wznawia działalność 10 lipca 2025 r. i może stosować zwolnienie do limitu 95 890,41 zł (proporcja do końca 2025 r.).
8. Przesłanki uprawniające podatnika do odliczenia podatku naliczonego
Odliczenie przysługuje czynnym podatnikom VAT, gdy zakupy służą czynnościom opodatkowanym i nie występują przesłanki z art. 88.
Przykład 9 – odliczenie po rejestracji
Podatnik kupił drukarkę i laptop przed rejestracją. Po uzyskaniu statusu VAT czynnego odlicza podatek naliczony w pierwszej deklaracji, o ile sprzęt jest wykorzystywany w sprzedaży opodatkowanej.
9. Obowiązki czynnego podatnika VAT
Obowiązki obejmują: terminowe wystawianie faktur (zwykle do 15. dnia następnego miesiąca), prowadzenie ewidencji VAT, przesyłanie JPK_V7 oraz – w razie potrzeby – korekty.
Przykład 10 – obowiązek wystawienia faktury
Podatnik otrzymuje zaliczkę 29 czerwca 2025 r. na poczet usługi B2B. Musi wystawić fakturę zaliczkową najpóźniej 15 lipca 2025 r. Nie może powołać się na umowę z kontrahentem odraczającą fakturowanie – terminy określa ustawa o VAT.
Podsumowanie
Decyzja o skorzystaniu ze zwolnienia z VAT lub rejestracji jako podatnik czynny powinna uwzględniać strukturę klientów, planowane inwestycje i przewidywany obrót. Przedsiębiorcy, którzy rozumieją zasady opisane powyżej – i potrafią zastosować je w praktyce – minimalizują ryzyko sankcji oraz optymalizują rozliczenia podatkowe.